ניסיון של למעלה מ 28 שנים לימדו אותי כבר
שמנהלים שיודעים לקבל החלטות שמקדמות את העסק,
שפחות נשענים על אינטואיציות וטרנדים שיווקיים
ושמצליחים להביא לתוצאות של צמיחה ורווחיות
הם מנהלים שעובדים עם תבניות וכלי עבודה
שגם מיעלים להם את העבודה השוטפת.
קובץ "מסטר" או בשמו העברי קובץ "תבנית",
הוא מסמך שצורתו הראשונית מזכירה שאלון או דף בחינה.
כשהוא בצורתו הגולמית, לפני מילוי,
יראה קובץ המסטר כך:
שורת כותרות – שנושאת את שמו היעודי של המסמך,
סעיפים של שאלות מנחות ולפעמים אפילו טבלאות ריקות.
כבעלי עסקים, אבל לא רק,
אנחנו נתקלים בקבצי מסטר ממגוון גדול של צרכים ושימושים.
החל מפנקסי החשבוניות והקבלות שלנו,
ההמחאות (צ'קים), טפסי 101/106 ואפילו נייר המכתבים הממותג של כל עסק –
כל אלו נמצאים בהגדרה של קבצי מסטר.
טוב, אז גם אם לא בדיוק ידעת את השם הכולל של אותם טפסים (קובץ מסטר),
ברור שיש לך אותם והם נמצאים אצלך בשימוש כמעט יומיומי.
אבל, מה קורה אצלך בעסק,
כשצריך להכין הצעת מחיר, לשלוח סיכום פגישה,
לנהל שיחות מכירה טלפוניות,
שלא לדבר על הכנת כתב כמויות וחומרים (בעיקר אצל בעלי מקצועות מתחום הבינוי והתחזוקה)
או שאלון גיוס לעובד חדש?
או כשצריך לעשות ספירת מלאי?
ואיך מתמודדים עם מעקב אחר רשימות חייבים, ניהול תזרים ההכנסות וההוצאות?
אז אפשר כל פעם להכין קובץ חדש, לאלתר איזה פיתרון,
מן הסתם ש"יברחו" כמה סעיפים שנשכח להכניס ו… לקוות לטוב.
ואפשר להתקדם לניהול אדמיניסטרטיבי/מנהלתי יעיל ואיכותי
וליצור תיקיית קבצי מסטר שיעזרו בעבודת הניהול השוטפת
הן של התחום המקצועי והן
לניהול הכללי ובכך לעלות עוד שלב במסלול הבטוח לעסק מרוויח ויציב לאורך זמן
כל מי שכבר היה באחת ממתכונות הלווי וההדרכה שלי, יודע
ש"הכל מתחיל בניהול" כי רק ניהול נכון יכול להבטיח רווחים ויציבות לעסק.
אז כן, צריך לתכנן ולחשוב איך להכין כל קובץ,
שגם יכלול את כל הסעיפים הרלוונטיים, גם יהיה נוח וידידותי למילוי,
אבל זו עבודה חד פעמית – כהשקעה לטווח ארוך והיא נועדה לשימושים חוזרים.
וזה גם הקריטריון לשאלה – מתי פותחים קובץ מסטר.
כלומר, מעבר לקבצים שכל עסק חייב לייצר,
לא משנה הגודל או תחום העיסוק, ישנם קבצי מסטר שהם ייחודיים לכל עסק.
אלו קבצים שנפתחים בהתאם לסוג הלקוחות
וצרכי התנהלות מול ספקים או
לשיפור ההתנהלות בתקשורת בין מחלקות בתוך העסק.
vmurlהפיתוח של קבצי מסטר ייחודיים נובע מעצם העובדה
שקיים צורך לשימוש חוזר בפורמט/תשתית ניהול ומעקב לריכוז עבור מידע מסוים.
כמה דוגמאות לקובצי מסטר ייחודיים*:
*הייחודיות היא כפולה.
גם עצם הצורך בהפקת תשתית ניהול שרלוונטית רק עבורם
וגם עריכה וניסוח של הקובץ ברזולוציות שמתאימות אך ורק לאותו עסק.
| סוג הקובץ | סוג העסק | שאר העסקים |
| שאלון סטטוס אישי של הלקוח | מרפאות, מכוני כושר, אתרי הכרויות, מועדון לקוחות וכד' | בעסקים שאין צורך במפרט עשיר של מידע אישי, נפתחת תיקיית לקוח שבה מציינים פרטי התקשרות שלו ופרוט העסקאות שביצע. |
| דוח התקדמות בתהליך פיתוח ויצור | בית תכנה, מפעל ייצור, מחלקת מחקר ופיתוח וכד' | בעסקים שאין צורך בדוח מפורט, ניתן להסתפק בטבלת ניהול של תכנית פעולה ופירוט ביצוע משימות לפי לוח זמנים. |
| פרוטוקול/דוח פגישת עבודה או שירות אישי | קליניקות לטיפול וטיפוח, חברות יעוץ, מאמן כושר, מאמן אישי וכד' | בעסקים שאינם מתמקצעים בתהליכי לווי פרטניים/אישיים, ניתן להסתפק במפרט השירותים והאספקה בתוך קובץ הצעת המחיר. |
| בריף/תכנית עבודה לפי הזמנת עבודה מלקוח | משרדי שיווק ופרסום, סטודיו לעיצוב גרפי, בית תכנה, אדריכלים ומעצבי פנים | בעסקים שתכנית הביצוע של הזמנת העבודה מהלקוח, אינה דורשת שיתוף של כמה תחנות ובעלי ידע – מפרט הביצוע יופיע כחלק מהמסטר של הצעת המחיר |
ככל שנצליח כבעלי עסקים, לייעל את עבודת הניהול, גם לתחום האדמיניסטרטיבי והתפעולי, נפיק "ניירת פנימית" מאגר טפסים וטבלאות ניהול, שיקלו עלינו בתהליך איסוף וריכוז המידע – נוכל לקבל החלטות וליצר תכניות שיהיו מבוססות על נתוני אמת, פחות נישען על אינטואיציות וטרנדים שיווקיים, ומשם הדרך לתוצאות של צמיחה ורווחיות תהיה סלולה יותר, בטוחה יותר וודאית הרבה יותר.
כדאי לך להכיר את התוכנית המאצת לשיפור ביצועים,לבעלי עסקים וחברות.
תוצאות מובטחות תוך 15 שבועות בלבד
