בטוח שבתחום המקצועי שלך, יש המון כללים ושיטות עבודה.
יש תהליכים של עשייה עד שמגיעים למוצר או שירות מלאים ומושלמים.
ובטוח שלא יעלה על דעתך לקצר את הדרך ולחפף בשום שלב של העשייה המקצועית.
אותו הדבר שכמדובר בתחום הניהול העסקי.
יש פעולות שצריך לעשות אותן – ולפי הסדר הנכון.
יש מהלכים שאם מדלגים עליהם – תיפגם התוצאה הסופית כלומר יגרם נזק למאזן השברירי של תזרים ההכנסות מול הוצאות ומשם אפקט הדומינו שישפיע על כל ההתנהלות העסקית והסוף נראה קרוב יותר מאי פעם….
סדר בניירת, וכל מה שנקרא העבודה המשרדית הוא מרכיב סופר משמעותי להצלחת שימור איתנות העסק.
הטריק עם העבודה המשרדית – שהיא אף פעם לא נגמרת.
כלומר, בכל זמן נתון יש רכיב אחר ממנה שצריך לבצע.
אז ריכזתי 5 סוגי משימות מתוך עבודת הניהול העסקי – שאם מבצעים אותן נכון מוצאים אוצרות של רווחה ורווחים:
משימה ראשונה:
ניהול יומן תזרים
קובץ במחשב או יומן קשיח, כל יום מחולק לשתי עמודות – הכנסות והוצאות.
מעדכנים מדי יום, את העמודה הרלוונטית לפי יום הפירעון. כלומר היום בו יתבצע התשלום או הגביה.
אפשר לעדכן גם תאריך קבלת אמצעי התשלום ביום בו נמסר – אבל לא יחשב כיום בו בוצעה הפעולה הנדונה.
האוצר שיתגלה לך – תשלומים בימים קבועים, שתמיד יבוצעו על בסיס הכנסות בפועל מה שיבטיח עמידה במסגרת האשראי ומניעת גירעונות ותשלומי ריבית מיותרים.
משימה שנייה:
טיפול שוטף בניירת
הוצאת חשבוניות, קליטה של קבלות, עדכון של הוראות קבע וחיובים תקופתיים. בטיפול יומי או לפחות פעם בשבוע, מעדכנים בטבלאות ובתיקיות ושום דבר לא הולך לאיבוד או נזנח.
האוצר שיתגלה לך – בעזרת תיעוד קבוע של נתוני ההכנסות וההוצאות, לכל שקל יש כתובת, התכנון הפיננסי מגובה במידע עדכני ונמנע בזבוז והוצאות כפולות.
משימה שלישית:
הכנה של קובץ נהלים
גם עסק של אדם אחד ובוודאי כשיש עוד עובדים קבועים, פרילנסרים וספקים קבועים נהלי עבודה הם הקרקע הפורייה עליה מתקיים עסק ביעילות ובתקשורת בריאה.
האוצר שיתגלה לך – יעלות בעסק חוסכת זמן וכסף שלא יתבזבזו על הסברים והבהרות חוזרים ונשנים. תקשורת בריאה בעזרת נהלים מסייעת לשמור על קשרי עבודה בפתיחות ואמון לאורך שנים.
משימה רביעית:
תמחור וניתוח מרכיבי עלות
בכל עסק יש יותר ממוצר או שירות אחד שמוצעים לפי סוגי הלקוחות.
בעיקר כשמכינים הצעת מחיר מיוחדת ללקוח או למוצרים קבועים בעסק, הרכבת המחיר הסופי לכל מוצר או שירות, לוקחת בחשבון גם הוצאות ישירות וגם מרכיבי הוצאה כלליים. ניתוח כל מרכיבי ההוצאות כולל הוצאות השיווק והמעטפת השירותית מבטיחים קביעת מחיר נכון ללקוח.
האוצר שיתגלה לך -עבודת התמחור הנכון מבטיחה שגם יכוסו כל ההוצאות וגם תשמר שורת רווח מכל עסקה. היתרה, אותו רווח תפעולי ישמש את העסק שלך לביטחון בתקופות חלשות או לרכישות והשקעות עתידיות. כך מתנהל עסק שצומח מתוך יציבות פיננסית.
משימה חמישית:
תכנית עבודה רבעונית
שנת העסקים מחולקת ל 4 רבעונים (3 חודשים בכל רבעון).
קובץ התכנון הרבעוני – מסייע למאמצי השיווק והמכירות להשקיע משאבים בראייה לטווח הקצר והארוך. התכנון הרבעוני לוקח בחשבון עונות עם מגמות ביקוש גבוהות או נמוכות, מועדים וחגים, תאריכים נוספים משמעותיים – כל ענף והייחודיות שלו.
האוצר שיתגלה לך – מעבר לעשייה מובנת ומושכלת שתכניס הרבה שקט נפשי, התכנון הרבעוני מבטיח שליטה על יעדי ההכנסות וניצול נכון של עונות עם ביקוש גבוה להגדלת ההכנסות שיעזרו בעונות השפל.
מסר לעידוד: לאחר שמייצרים את התיקיות והקבצים הנדרשים, עבודת הניהול העסקי לא דורשת יותר משעה/שעתיים ביום. התוצאות בשיפור היחס בין ההוצאות להכנסות, השקט הנפשי שגדל ובעיקר ההתייצבות של ההתנהלות השוטפת – נראים ומורגשים מייד.
כדאי לך להכיר את תכנית הליווי יחד לצמיחה ורווחיות של העסק שלך.
לחלץ את העסק מסכנת קריסה להבראה ותזרים מאוזן.
