מי עושה מה, למה, איך ומתי בעסק שלך?

כדי שעסק, חברה או ארגון יעמדו באתגרים של
מקסום הכנסות ייעול וחיסכון בהוצאות – בתנאי משק תחרותי,
תוך שמירה על יציבות ורלוונטיות לאורך שנים – צריך שיהיה סדר.
סדר שבו כל אחד יודע מה תפקידו וסמכויותיו,
מוגדרים יעדים ותקציבים לשנה מראש לפחות
ותוך כדי כך תשמר תקשורת והשפעה הדדית
בין בעלי התפקידים השונים באותו העסק/חברה/ארגון.

גם עסק של יחיד נעזר בבעלי מקצוע חיצוניים
כדי להגיע ליעדים שקבע לעצמו בתכנית עבודה.
על אחת כמה וכמה,
נדרש להרכיב מבנה ארגוני בעסק או חברה שמעסיקים
על בסיס קבוע ורציף עובדים אחדים, או עשרות ואפילו מאות.
ניתן לתאר עסק, מכל סדר גודל, כמו מנגנון של שעון אנלוגי.
המון גלגלי שיניים שמסתובבים בתוך עצמם
אך תנועתם מזיזה גם את שאר הגלגלים –
שגם הם מסתובבים בתוך עצמם וגם הם מזיזים את שאר הגלגלים.
כל גלגל יש לו תפקיד אבל רק סינכרון מלא בין כל הגלגלים – יראה את השעה המדויקת.
בתכנון והקמת עסק,
כל תחום פעילות /אגף – הוא גלגל שיניים שכזה,
אבל רק סינרגיה ותיאום איכותי יביאו את העסק ליעדים שאליו כיוון.
לכן, השלב הראשון בהקמת העסק הוא הרכבת המבנה הארגוני
(כל גלגל שיניים בנפרד).
השלב השני, הגדרת הסמכויות ונהלי עבודה – זה השלב של חיבור הגלגלים אחד לשני.
לייצר מבנה ארגוני, התרשים הכי בסיסי בניהול עסק, זה קל ופשוט.
להגדיר סמכויות, לקבוע נהלים, לבנות תכניות עבודה
לכל אגף/מחלקה /תחום אחריות
ולהצליח לשמור על תקשורת פתוחה בין בעלי הסמכויות –
זו כבר מלאכת מחשבת.
אף פעם לא מאוחר לעשות סדר בעסק ויפה שעה אחת קודם.
לנוחותך יצרתי "תרשים זרימה" =
סדר הפעולות המומלץ להכניס סדר גם אצלך בעסק או בחברה:

• להכין מבנה ארגוני, על פי התרשים הקלאסי, ולציין את הגדרת התפקיד.