במאה ה 21 כלל האצבע בגיוס עובדים אומר:
גיוס עובד קבוע או במיקור חוץ ייתכן רק כשאין טכנולוגיה שמחליפה אותו.
הכלל הזה תקף גם לגיוס עזרה בתחומי התפעול השוטף של העסק.
אז מה כן יכול להקל על בעלי עסקים במשימות ניהול ושמירה על הסדר התפעולי?
1. יוצרים מערכת ניהול פנימית. תיקיות, קבצי אקסל, קבצי תבנית לדוחות שונים ועוד עזרים שמקצרים משמעותית את זמן העבודה ביום יום.
- קובעים נהלים בכל הקשור לשיטות תכנון, ניהול מעקב ובקרה ומקפידים למלא אותם.
- כל בעל תפקיד בעסק, אחראי לקיים את משימות הניהול השוטף בתחום עליו הוא אחרי. בעסק עצמאי, כשאין עוד עובדים, כל משימות הניהול מתבצעות על ידי העצמאי – נכון. אבל היקף העבודה לא גדול ואם משלימים כל יום את המשימות ללא דחייה, אז בכלל מתקיים עסק מסודר שמכוון לצמיחה והתרחבות. מנהל.ת אישית/ מנהל.ת משרד/מזכיר.ה לא משנה איך קוראים לתפקיד הזה, תמיד מגלם בתוכו את החלום הכי נחשק של כל עצמאי ובעל עסק. יש מחשבה כזו שהמון זמן יתפנה אם וכאשר נגייס מישהו אחר שיעשה עבורנו את משימות התפעול ושמירה על הסדר והארגון בתוך העסק.בפועל, זה התפקיד הכי יקר בכל עסק. כלומר העלות שלו לעולם לא תכוסה בתועלת שהוא יביא. חברות ותאגידים גדולים כבר מזמן הבינו שאת משימות הניהול השוטפות – ניתן לבצע בהצלחה וביעילות בעזרת מערכות ניהול פשוטות או אפילו תכנות יותר מתקדמות. העיקר לא להעמיס על תזרים ההוצאות רכיבי עלות מיותרים. מה כן עוזר לשמר על ניהול יעיל? שיטות מעקב ובקרה, נהלי דיווח ועדכון נתונים לתוך תשתיות מתאימות שקל לייצר בקבצי אקסל/תוכנות הנה"ח וניהול מלאי שיטות תיוק ונהלים מחייבים. צאו מהחלום. תקדישו מאמץ חד פעמי ליצירת מערכות ניהול ותפעול שיתאימו לעסק שלכם. תתמקדו במציאת פתרונות לניהול מניב רווחים. כדאי לך להכיר את תכנית הליווי יחד לצמיחה ורווחיות של העסק שלך. לחלץ את העסק מסכנת קריסה להבראה ותזרים מאוזן
