לכל עסק, לא משנה הגודל והוותק, ישנן מספר תשתיות ניהול בקרה ומעקב שבעזרתן מתקיים מערך ההתנהלות שלו .
התשתיות הבסיסיות הן:
תכנית עבודה – מסד עליו מרוכזות כל הפעולות בפועל ועתידיות, (שגרה ופרויקטים מיוחדים) בפריסה לנתונים כמותיים ונתונים כלכליים.
טבלת ריכוז הוצאות – הבסיס הניהולי שמספק תמונת מצב עכשווית ועתידית אודות תנועות כספים מתוך העסק החוצה.
טבלת ריכוז הכנסות – הבסיס הניהולי שמספק תמונת מצב עכשווית ועתידית של תנועות כספים לתוך העסק.
טבלת פילוח סוגי שירותים מוצרים – בהתאמה לקהלי יעד.
ישנם עוד מגוון של מוצרי ניהול שחשוב לפתח, בהתאמה לאופי העסק וצרכיו –
ניהול מלאי/טפסי דיווח /טפסי הצעות מחיר/תיקיות לקוחות/תיקיות ספקים וכן הלאה, אך באלו נעסוק בהדרכות אחרות.
בהדרכה הזו נתמקד בטבלת ריכוז ההוצאות.
ניהול ריכוז ההוצאות הוא מפתח עקרוני ורב משמעות לכל עצמאי,שרק באמצעותו יכול בעל עסק/חברה/ארגון לקבל תמונת מצב אמיתית ועדכנית של המרכיב הכי קריטי לעסק – תנועת ההוצאות שלו.
זכות הקיום של כל עסק היא ביכולת שלו לכסות את ההוצאות הקבועות והמשתנות ולשמור על מאזן יציב לאורך השנה. השלב של צמיחה לרווחים הוא שלב מאוד מתקדם בהתנהלות העסקית.
כמובן שכדי לקבל את התמונה המלאה והראלית נדרשת פעולת העדכון (מילוי הנתונים) באופן קבוע ועל בסיס יומי!!
הליך הרישום והמעקב מתבצע על פריסת הנתונים בקובץ המעוצב כטבלה.
מומלץ לייצר את הטבלה על קובץ exel או קובץ ניהול אחר ובלבד שניתן יהיה לפרוס אותה בחישובים חודשיים/רבעוניים/שנתיים.
הערה: עסקים מתנהלים בחישובים שנתיים – ולכן הפריסה השנתית היא חובה.
עוד הערה: לטבלה המרכזת יש טבלאות משנה לפרוט כל סוג הוצאה בנפרד וגם זה בפריסה שנתית.
הרציונאל בניהול טבלאות מעקב הוא די ברור, בעזרת המידע שנאסף במסדי הנתונים, ניתן לבחון את אופי ההתנהלות של העסק. בעזרת המידע הזה ניתן לקבל החלטות מושכלות ולקדם את ההתפתחות העסקית בצורה אחראית ומבוקרת.
אז מה משתנה בסעיף ההוצאות הקבועות?
טבלת ריכוז ההוצאות מתחלקת באופן טבעי לשני מרכיבים: הוצאות קבועות והוצאות משתנות.
ה"קבועות" מופיעות בראש הטבלה וה"משתנות" בתחתית.
ההוצאות המשתנות, מתייחסות למהלכים שהעסק מבצע באופן לא קבוע -פיתוח מוצר/שירות חדש, עסקאות שכוללות שיתופי פעולה עם ספקים חיצוניים שלא מתקיים איתם קשר רציף וכד'.
טבלת ההוצאות הקבועות, היא המסד שיכלול את עיקר הסעיפים של העסק.
שכ"ד, חשמל, מים, ארנונה (גם אם העסק מנוהל מהבית יש אחוזים שמוכרים כהוצאה לעסק), משכורות, רכש, תקשורת, רכב, ביטוחים וכן הלאה.
וכאן טמון הטריק – הסעיפים , מפורטים ככל שיהיו, נשמרים בטבלה באופן רציף.
המשתנה הם הסכומים שיתעדכנו בכל סעיף.
השינוי נובע בהתאם לצריכה בכל מסגרת זמן ובהתאם לצורך.
אמנם ישנם סכומים וסעיפים שתמיד יישמר בהם אותו הסכום, אבל ישנם סעיפים שבכל חודש/רבעון יראו תמונת מצב אחרת.
בעזרת ריכוז הנתונים בטבלאות הניהול- מתקבלת התמונה האמיתית של הוצאות העסק ומכאן ניתן לקבל החלטות להתנהלות עתידית. החלטות הקשורות בחיסכון, בתמחור יותר מהודק וראלי, ואפילו מתי ואם בכלל לייצר הוצאות חריגות עבור העסק.
נכון, משימת התיעוד וניהול הטבלאות – אינה תמיד נוחה ו"נעימה" לחלקנו. אבל זו הדרך היחידה להבטיח שליטה מלאה בפרטים ובתמונה הכללית שכל בעל עסק מחויב לה.
וזה בעצם כל העניין, רק ניהול מתוך אחריות ומחויבות יבטיח קיומו ויציבותו של עסק!
כדאי לך להכיר את תכנית הליווי יחד לצמיחה ורווחיות של העסק שלך.
לחלץ את העסק מסכנת קריסה להבראה ותזרים מאוזן.
